Từ thiết bị đánh giá hài lòng đến trợ lý thủ tục
iPad thủ tục hành chính là thiết bị đặt tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, tích hợp video và mã QR để người dân tra cứu yêu cầu, chuẩn bị giấy tờ và tìm hiểu cách nộp hồ sơ trực tuyến. Mô hình này có ích nhất khi công nghệ giúp người dân tránh sai sót trước khi rời nhà, thay vì chỉ bổ sung thêm một màn hình ở trụ sở xã. Ngày 2/8/2026, UBND xã Trung Hội ban hành Kế hoạch số 269/KH-UBND triển khai mô hình “iPad thông minh - Một chạm, nhiều tiện ích”. Trước đó, iPad tại khu vực tiếp nhận chỉ phục vụ đánh giá mức độ hài lòng; xã mở rộng công năng của thiết bị sẵn có mà không cần đầu tư thêm. Cách làm tận dụng hạ tầng hiện hữu, đồng thời đưa thông tin thủ tục đến gần người dân hơn.
Quét mã, xem hướng dẫn, chuẩn bị hồ sơ
Quy trình được thiết kế theo hướng dễ làm theo. Người dân chọn thủ tục cần thực hiện, xem video hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến hoặc cách cài đặt, sử dụng VNeID và VssID. Tiếp đó, họ quét mã QR để tra cứu thành phần hồ sơ, trình tự, thời hạn giải quyết và phí, lệ phí của thủ tục; thông tin có thể được mở lại trên điện thoại để tiện đối chiếu. Nhóm tiện ích tập trung vào tra cứu và chuẩn bị hồ sơ, thao tác trực tuyến cùng việc sử dụng các ứng dụng định danh và bảo hiểm. Đây là phần thiết thực của dịch vụ công cấp xã: người dân có thể nắm yêu cầu trước khi nộp, còn sau khi hoàn tất vẫn dùng iPad để đánh giá mức độ hài lòng. Hướng dẫn hồ sơ hành chính được chuẩn hóa giúp giảm phụ thuộc vào việc hỏi đi hỏi lại từng bước.
Ít sai sót hơn, cán bộ có thời gian xử lý việc khó
Hiệu quả đáng chú ý của mô hình nằm ở việc hạn chế hồ sơ thiếu hoặc sai, qua đó giảm số lần người dân phải bổ sung giấy tờ. Với người cao tuổi hoặc chưa quen dùng điện thoại thông minh, cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công hướng dẫn trực tiếp cách tra cứu trên iPad và từng bước chuẩn bị hồ sơ. Chị Nông Thị Dương Liễu ở xóm Bục nhận xét: “Mô hình này rất thuận lợi cho người đến làm thủ tục, kể cả người cao tuổi cũng có thể thực hiện dễ dàng hơn”. Khi các câu hỏi lặp lại được giải đáp bằng nội dung thống nhất, cán bộ có thể dành thêm thời gian cho hồ sơ phức tạp. Trung tâm cho biết từ đầu năm đến thời điểm thông tin được công bố đã tiếp nhận gần 4.000 hồ sơ, tất cả được giải quyết trước hoặc đúng hạn. Con số này không thể quy hoàn toàn cho iPad, nhưng cho thấy mô hình vận hành trong một đầu mối đang theo dõi tiến độ và phối hợp xử lý hồ sơ.
Công nghệ hữu ích khi đi cùng hỗ trợ trực tiếp
iPad không tự xóa bỏ trở ngại của thủ tục hành chính: người dân vẫn cần nội dung hướng dẫn cập nhật, thiết bị hoạt động ổn định và người hỗ trợ khi gặp khó. Trung Hội đã thành lập tổ duy trì để kiểm tra thiết bị, cập nhật hướng dẫn khi quy định thay đổi. Đây là điều kiện quan trọng, bởi thông tin lỗi thời có thể khiến người dân chuẩn bị sai dù giao diện dễ dùng. Thời gian tới, xã dự kiến tiếp tục đánh giá mô hình, rút kinh nghiệm và bổ sung tiện ích phù hợp; đồng thời phát huy vai trò của tổ công nghệ số cộng đồng tại các xóm để hỗ trợ người dân làm dịch vụ công trực tuyến ngay nơi sinh sống. Hướng đi đúng không phải thay cán bộ bằng máy tính bảng, mà dùng iPad để người dân chủ động hơn và dùng sự hướng dẫn trực tiếp để không ai bị bỏ lại phía sau.
