AI chỉ tạo tăng trưởng khi cách làm việc thay đổi
AI cho SME là cách ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào những bài toán vận hành cụ thể, đi cùng việc cải tiến quy trình và chuẩn bị kỹ năng cho đội ngũ để tạo ra kết quả đo được. Đây không phải cuộc đua mua thêm công cụ, mà là lựa chọn đúng khâu cần cải thiện.
Áp lực với doanh nghiệp nhỏ và vừa rất rõ: phục vụ thêm khách hàng, nâng chất lượng sản phẩm và mở rộng thị trường trong khi nhân sự, thời gian và ngân sách đều hữu hạn. Trong bối cảnh đó, AI có thể mở thêm năng lực, nhưng không tự động biến một quy trình rối rắm thành hiệu quả. Bà Phạm Thị Thu Hằng, Giám đốc 5S Media, nêu quan điểm này tại World Data Summit APAC 2026, diễn ra ngày 29-30/10 ở Kuala Lumpur, Malaysia, khi chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng AI trong quản trị, sáng tạo và vận hành.
Thông điệp đáng chú ý không phải là SME cần chạy theo công nghệ mới nhất, mà phải xác định đúng điểm nghẽn rồi thử nghiệm có kiểm soát. Nếu không đổi cách phối hợp và phân công, công cụ mới có thể chỉ khiến doanh nghiệp có thêm một bước trong quy trình cũ.
5-RE Growth Cycle: năm bước từ rà soát đến cải tiến liên tục
5-RE Growth Cycle là phương pháp tổ chức lại công việc dựa trên ứng dụng AI, được giới thiệu từ thực tiễn tại 5S Media như một gợi ý phù hợp với nguồn lực và nhu cầu của SME. Giá trị của mô hình nằm ở trình tự: doanh nghiệp hiểu vấn đề trước khi chọn công nghệ, rồi đánh giá kết quả trước khi nhân rộng.
- Review – Rà soát quy trình, chỉ số quản trị, điểm nghẽn và dữ liệu cần cho quyết định.
- Reduce – Giảm công việc lặp lại, bước thừa và lãng phí nguồn lực.
- Restructure – Tái cấu trúc quy trình, vai trò và cách phối hợp, có tính đến AI và công nghệ phù hợp.
- Retrain – Đào tạo lại nhân viên và quản lý; làm rõ ai kiểm tra, ai phê duyệt kết quả do AI hỗ trợ.
- Repeat – Theo dõi kết quả, rút kinh nghiệm, điều chỉnh rồi tiếp tục cải tiến quy trình khác.
Chu trình này phản bác cách triển khai đồng loạt theo phong trào. Một SME có thể bắt đầu từ công việc thường xuyên phát sinh, ghi nhận hiện trạng, thử thay đổi ở quy mô nhỏ rồi mới quyết định mở rộng. Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa hạn chế rủi ro vừa tích lũy năng lực ứng dụng.
Ưu tiên quy trình có thể giải phóng thời gian cho khách hàng
Ví dụ tại 5S Media cho thấy AI trong vận hành có thể thay đổi cách một nhóm làm việc, thay vì thay thế toàn bộ vai trò con người. Với quy trình thiết kế hình ảnh quảng cáo, đội ngũ dùng AI tạo phương án hình ảnh từ ý tưởng ban đầu để khách hàng hình dung và góp ý sớm. Khi đã chọn được hướng, nhân sự thiết kế tiếp tục phát triển, tinh chỉnh sản phẩm; nhóm phụ trách khách hàng thu nhận phản hồi và phối hợp hoàn thiện.
Theo bà Hằng, quy trình có AI hỗ trợ này giúp giảm ít nhất 50% thời gian và công sức của đội ngũ. Đây là kết quả đáng quan tâm vì phần năng lực tiết kiệm được có thể chuyển sang tư duy chiến lược, chăm sóc khách hàng hoặc phát triển sản phẩm, thay vì chỉ tăng sản lượng đầu ra.
Ngoài sáng tạo, SME có thể xem xét các việc như tổng hợp thông tin theo chỉ số đã thống nhất, nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch truyền thông và quản trị tri thức. Nên ưu tiên công việc lặp lại, tốn thời gian và có tiêu chí đánh giá rõ; không nên chọn một tác vụ chỉ vì nó đang được quảng bá là phù hợp với AI.
Đo năng suất rồi mới nhân rộng
Để thử nghiệm không biến thành một dự án công nghệ thiếu đích đến, doanh nghiệp cần xác định số liệu ban đầu và thống nhất tiêu chí đánh giá với đội ngũ. Thời gian xử lý, chất lượng, năng lực triển khai, trải nghiệm khách hàng và hiệu quả tài chính là những chỉ số có thể theo dõi. Đo lường giúp ban lãnh đạo phân biệt phần cải thiện thực sự với cảm giác rằng công cụ mới đang hữu ích.
Theo kết quả 5S Media báo cáo khi so sánh cùng kỳ năm 2025 và 2026, doanh thu tăng khoảng 20%, số nhân sự giảm khoảng 10% trong khi quỹ lương không đổi; doanh thu trên mỗi nhân sự tăng khoảng 33%. Những con số này là kết quả được doanh nghiệp báo cáo, không phải lời bảo đảm rằng mọi SME sẽ đạt mức tương tự.
Bài học có thể áp dụng là bắt đầu nhỏ, thử cùng người trực tiếp làm việc, phân định trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt, rồi điều chỉnh theo dữ liệu. Khi quy trình đầu tiên cho thấy hiệu quả, SME mới nên lặp lại chu trình ở khâu tiếp theo. AI vì thế trở thành đòn bẩy cho năng suất doanh nghiệp khi nó giải phóng thời gian và năng lực để phục vụ khách hàng tốt hơn, cải thiện sản phẩm và mở rộng hoạt động.
