Từ hồ sơ giấy sang giấy tờ có thể dùng trực tuyến
Học bạ số và văn bằng số là hồ sơ giáo dục được tạo lập, lưu trữ dưới dạng điện tử và kết nối với dữ liệu định danh, để người học có thể tra cứu hoặc sử dụng trực tuyến khi đáp ứng quy định. Đây không chỉ là đổi giấy sang tệp điện tử: giá trị đáng kể nằm ở khả năng giảm việc người dân phải mang theo, nộp lại giấy tờ đã có trong hệ thống.
Tại hội nghị toàn quốc về chuyển đổi số ngành giáo dục ngày 6/11, Thứ trưởng Phạm Quang Hưng cho biết ngành đang hoàn thiện cơ sở dữ liệu và nền tảng dùng chung, chuyển dần từ quản lý bằng báo cáo hành chính sang điều hành dựa trên dữ liệu. Quy mô triển khai đã đáng kể: 11,4 triệu học bạ số và hơn 900.000 văn bằng được đồng bộ lên VNeID. Dữ liệu dùng chung phục vụ hơn 30.000 trường học và 34 sở giáo dục; cơ sở dữ liệu giáo dục đại học được triển khai tại 470 cơ sở đào tạo. Con số ấy cho thấy hạ tầng đang hình thành, nhưng chưa đồng nghĩa mọi hồ sơ đã sẵn sàng thay giấy trong mọi thủ tục.
Lợi ích thiết thực: bớt nộp lại hồ sơ
Lợi ích rõ nhất với người học là giảm một khâu giấy tờ vốn tốn công chuẩn bị và đối chiếu. Công tác số hóa học bạ năm học 2025–2026 cơ bản hoàn thành; dữ liệu học bạ kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư từ ngày 17/10/2026. Từ ngày 8/10/2026, học bạ số được tạo lập, ký số và phát hành đúng quy định có giá trị pháp lý như học bạ giấy.
Khi học bạ đáp ứng đầy đủ điều kiện, cơ quan tiếp nhận không yêu cầu người học nộp thêm bản giấy tương ứng. Đây là thay đổi có ý nghĩa trong tuyển sinh hay xử lý thủ tục: thay vì để người dân làm trung gian chuyển một thông tin vốn đã được cơ quan lưu trữ, hệ thống có thể hỗ trợ xác minh trực tiếp. Dữ liệu văn bằng được xác thực cũng thuận tiện hơn khi chứng minh trình độ, xin việc hoặc tiếp tục học tập. Tuy vậy, khả năng dùng giấy tờ số còn tùy thủ tục và việc hồ sơ cụ thể đã được xác thực, hiển thị hay chưa.
Với văn bằng, chứng chỉ, hệ thống của Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tiếp nhận, lưu trữ hơn 66,6 triệu hồ sơ tính đến ngày 3/11; hơn 900.000 văn bằng đã đồng bộ lên VNeID sau khi cơ sở dữ liệu kết nối với dữ liệu dân cư từ ngày 22/10. Số lượng lớn mở ra tiềm năng giảm giấy tờ, nhưng khoảng cách giữa hồ sơ được lưu trữ và hồ sơ người dân có thể dùng thuận tiện vẫn cần được thu hẹp.
Xác thực dữ liệu mới quyết định độ tin cậy
Điểm nghẽn của số hóa hồ sơ giáo dục không nằm ở việc quét thêm giấy tờ, mà ở việc xác định hồ sơ thuộc đúng người và thông tin có chính xác hay không. Văn bằng được cấp qua nhiều thời kỳ có thể lưu trữ không thống nhất; một số hồ sơ thiếu mã căn cước hoặc có thông tin cá nhân không khớp. Nếu những sai lệch ấy chưa được xử lý, giấy tờ trên ứng dụng khó phát huy giá trị trong thủ tục thực tế.
Theo thông tin tại hội nghị, hơn 40 triệu dữ liệu bằng cấp đã được chuyển để đối chiếu với dữ liệu dân cư; 64% khớp ngay với thông tin định danh. Phần còn lại cần được rà soát, vì một tỷ lệ khớp ban đầu cao vẫn không thể thay cho việc xác minh từng hồ sơ chưa khớp. Bộ Giáo dục và Đào tạo đang phối hợp với Bộ Công an để đối soát, làm sạch và gắn mã định danh cá nhân, nhằm bảo đảm dữ liệu đủ điều kiện khai thác.
Cùng với đó, hơn 360.000 bằng tốt nghiệp trung học phổ thông đã được làm sạch để hiển thị trên VNeID, phục vụ dùng bản điện tử và cắt giảm thành phần hồ sơ khi giải quyết thủ tục hành chính. Đây là tín hiệu cho thấy xác thực có thể tạo lợi ích cụ thể, thay vì chỉ làm đẹp thống kê số hóa.
Đích đến là dữ liệu dùng được, không chỉ dữ liệu đã số hóa
Bước tiếp theo không nên chỉ là tăng số hồ sơ tải lên VNeID. Ngành giáo dục cần tiếp tục làm sạch dữ liệu học tập từ mầm non đến trung học, xử lý các trường hợp thiếu hoặc lệch thông tin định danh, đồng thời giúp cơ quan tiếp nhận hiểu rõ khi nào bản điện tử đủ điều kiện thay thế bản giấy. Điều đó mới biến kết nối giữa hệ thống giáo dục và dữ liệu dân cư thành trải nghiệm thuận tiện, thay vì thêm một nơi để người dân kiểm tra.
Định hướng tiếp theo còn gồm số hóa văn bằng, chứng chỉ giáo dục nghề nghiệp và kết nối dữ liệu đào tạo với dữ liệu lao động, việc làm. Nếu thực hiện tốt, hồ sơ có thể hỗ trợ người học qua nhiều chặng, từ chứng minh kết quả học tập đến tuyển dụng, thay vì chỉ phục vụ một lần làm thủ tục. Nhưng kết nối rộng hơn cũng khiến yêu cầu bảo đảm đúng người, đúng văn bằng và cập nhật sai sót trở nên quan trọng hơn.
11,4 triệu học bạ số và hơn 900.000 văn bằng trên VNeID là bước tiến lớn, song số lượng không tự động đồng nghĩa với tiện ích. Thước đo cuối cùng phải là người dân có thể dùng giấy tờ điện tử hợp lệ mà không bị yêu cầu nộp lại bản giấy, còn dữ liệu chưa chính xác được phát hiện và sửa kịp thời. Số hóa hồ sơ giáo dục chỉ thực sự giảm thủ tục khi xác thực đi cùng khả năng sử dụng.
